Hem iç hem de dış bağlam bir kuruluşun stratejik planlarını etkileyebilir. İş çevreleri hızla değişmektedir. Bu değişen iş ihtiyaçlarını hızlı bir şekilde yakalayan kuruluşlar, son derece rekabetçi bir ortamda hayatta kalmayı daha fazla başarabilmektedir. Günümüz iş ortamında, bir sosyal medya platformundaki tek bir müşteri şikâyeti bir şirketin itibarını zedeleyebilir. Müşteri baskıları, kuruluşları ürün iadeleri, müşteri desteği ve çok daha fazlasıyla ilgili çeşitli politikaları değiştirmeye zorlayabilir. Benzer şekilde, organizasyonel yapılar veya çalışanların becerileri gibi iç bağlamlar da kuruluşlar içinde prosedürel değişikliklere neden olabilir. Bir Kalite Yönetim sistemi geliştirirken, kuruluşların Kalite Yönetim Sisteminin kapsamını belirlerken bu bağlamları anlamaları önemlidir.

İç ve Dış Sorunların Yakalanması

İç Konular kuruluşun faaliyet gösterdiği iç ortamla ilgilidir. Bu, şirketinizin yönetişime yönelik yaklaşımını ve çeşitli paydaşlarla olan ilişkisini belirleyecektir. İç meselelerin şu açılardan anlaşılması gerekir:

• Sunulan ürün veya hizmet
• Organizasyonel yapılar, roller ve sorumluluklar ve yönetişim
• Düzenleyici gereklilikler
• Hedefler, politikalar ve stratejiler
• Kaynak yetenekleri ve bilgi birikimi
• Kuruluş tarafından benimsenen standartlar veya modeller

Dış Konular, kuruluşun faaliyet gösterdiği sosyal, teknolojik, etik, yasal, politik ve ekonomik çevreyi içerir. Dış bağlamın şu açılardan anlaşılması gerekir:

• Sosyal ve kültürel konular
• Yasal ve düzenleyici gereklilikler
• Teknolojik veya ekonomik senaryo
• Uluslararası, ulusal, bölgesel veya yerel olsun, doğal ve rekabetçi ortam
• Temel pazar etkenleri ve eğilimleri
• Dış paydaşlarla ilişkiler

Bir kuruluşun Bağlamı belirlenirken SWOT (güçlü yönler, zayıf yönler, fırsatlar ve tehditler), PEST (politik, ekonomik, sosyal ve teknolojik) analizi gibi çeşitli yöntemler kullanılabilir. Kuruluşun bağlamını belirlemek için Yönetim ile beyin fırtınası yapılmalıdır. Sorunlar bir sorun günlüğü kullanılarak kaydedilebilir ve her bir sorunun yeterli şekilde ele alınması için eylemler planlanabilir. Bunlar kuruluşun stratejik yönünü ve Kalite Yönetim Sisteminin kapsamını belirlemelidir.

İlgili Tarafların Gereksinimlerini Yakalama

Bir iş senaryosundaki İlgili Taraflar, bir kuruluşun müşteri ve yasal gereklilikleri karşılayan ürün ve hizmetleri tutarlı bir şekilde tedarik etme kapasitesini etkileyen veya potansiyel olarak etkileyebilecek olan dahili veya harici tüm paydaşlardır. Tüm paydaşlar belirlendikten sonra, onların gereksinimlerini anlamanız ve bunları uygun şekilde ele almanız gerekir. Bir müşteri gereksinimi zamanında kaliteli teslimatlar yapmak veya paranın karşılığını vermek olabilir. Yönetim iyi bir finansal performans arıyor olabilir ve Devlet Kurumlarının kuruluşun ele alması gereken yasal ve düzenleyici gereklilikleri olabilir. Bir kuruluşun tüm bu gereklilikleri tanımlaması ve bunları ele almak için stratejiler planlaması gerekir.

Bağlamı izleyin ve gözden geçirin

Bağlam, sorunlar ve İlgili Taraflar belirlendikten sonra, bu gerekliliklerin düzenli aralıklarla izlenmesi ve gözden geçirilmesi için kurum içinde mekanizmalar oluşturulmalıdır. Bu, Yönetim gözden geçirmeleri yoluyla yapılabilir. Bağlam ve ilgili tarafların gereksinimleri zamanla değişebilir, bu nedenle bunların piyasa trendleri ve kurumun değişen iç ortamı ile güncel tutulması önemlidir.

• KYS kapsamının bağlama göre tanımlanması
• Kalite Yönetim Sisteminin kapsamı aşağıdakilere göre tanımlanmalıdır
• Belirlenen dış ve iç konular
• İlgili tarafların gereksinimleri
• Kuruluşun ürün ve hizmetleri

Kalite Yönetim Sisteminin kapsamı, sunulan ürünün / hizmetin niteliğini, kuruluşun faaliyet gösterdiği bağlamı açıkça belirtmeli ve ilgili tüm tarafların gereksinimlerini ele almalıdır.